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オンライン面接をスムーズに受けられるか不安な方もいらっしゃるでしょう。対面の面接とは違う点が多いため、とまどいますよね。私も初めてオンライン面接を受けたときは緊張しました。
そこでこの記事では、オンライン面接のマナーを解説します。面接前から面接終了までに守るべきマナーを押さえておけば、安心してオンライン面接に臨めます。思いがけないトラブルへの対処法も把握して、オンライン面接を成功させましょう。
面接前のマナー
面接前の準備にも守るべきマナーがあります。面接官に良い印象を与えるためには、マナーを守った準備も重要です。
そこで、この章では面接前の3つのマナーを解説します。しっかりと準備を整えれば、落ち着いて面接を受けられるでしょう。
機器とツールの確認をする
はじめに、面接に使用する機器とツールの確認をします。確認するポイントは以下のとおりです。
- デバイス・通信・ツールを確認する
- マイクとスピーカーを確認する
- 充電を確認する
- 表示名を本名にしておく
デバイスはパソコンをおすすめします。画面が大きく、面接官の顔が見やすいためです。パソコンを用意できなければスマートフォンやタブレットでもかまいません。
マイクとスピーカーは内臓のものでもかまいませんが、できればマイクつきイヤホンを用意しましょう。
面接に使用する会議用ツールのURL（またはID、パスワード）は、担当者からメールなどで送られてきます。専用のアプリが必要な場合もあるため、事前につなげて確認することが大切です。
また、途中で電源が切れないように、必ず充電を満タンにします。パソコンは電源コードにつなげたままにしましょう。
画面に表示される名前は本名に設定します。プライベートと同じアカウントを使用する場合、表示名がニックネームやイニシャルのままでは、面接官が氏名を確認できず良い印象を与えません。私もイニシャルを表示名にしたまま面接を受けて、失敗した経験があります。
アイコンの画像がプライベートの写真の場合も、削除するか面接にふさわしい写真に変更しましょう。
環境の確認をする
デバイスが整ったら、以下のポイントに従って、環境の確認をします。
- 場所と背景を決める
- アプリの通知音を切る
- 担当者の連絡先を手元に置く
面接場所は、静かで誰も入ってこない個室にします。自宅に適切な場所がない場合は、ビジネス用のレンタルオフィスやホテルなら静かな個室を確保できるでしょう。
背景は、色合いの薄い無地の背景がベストです。白っぽい壁やカーテンがよいでしょう。棚などがない壁を選び、ポスターやカレンダーなどをはがします。棚が片付いていなかったり趣味のグッズが散らかっていたりすると印象がよくないため、背景に棚が映る場合は整頓しましょう。
パソコンやスマートフォンの通知音は必ずオフにします。バイブレーションも振動音が響く場合があるため、切っておくと安心です。
また、面接中の想定外のハプニングに備えて、担当者の連絡先を手元に置いておきます。メールに連絡先が記載されている場合でも、デバイスの電源が入らないと確認できないため、必ず紙に書き写しておきましょう。
身だしなみの確認をする
オンライン面接の服装は、対面の面接と同じです。男性はスーツ、女性はスーツやジャケットがよいでしょう。急に立ち上がらなければならない可能性もあるため、下もジーンズやパジャマではなく、全身をきちんと着替えます。
髪型は清潔感のある髪型がおすすめです。画面越しでは顔や表情が見えにくいため、前髪は額に垂れないようにすっきりと上げるとよいでしょう。
面接開始時のマナー
面接は第一印象が大切です。そのため、面接開始時のマナーをしっかりと押さえることが重要です。
この章では、面接開始時に守るべきマナーを2つ解説します。
5分前に入室する
面接直前は、開始時間の10分前に準備を終えて、画面の前で待機します。
入室時間を指定されている場合は、指定された時間に入室します。
入室時間を指定されていない場合は、5分前に入室しましょう。早く入室しても面接官の準備ができていない場合があるため、早過ぎないように注意が必要です。
ただし、面接官より遅く入室するのは印象がよくありません。面接官より早く入室して、静かに待ちましょう。
始めに挨拶をする
面接官が入室したら、始めに挨拶をします。
挨拶は、対面の面接と同じように、「はじめまして、〇〇と申します。本日はお忙しいところ面接のお時間をいただきましてありがとうございます」というものでよいでしょう。
挨拶したらお辞儀をします。対面の面接では、挨拶しながら頭を下げることが多いですが、オンライン面接では音声が途切れてしまわないよう、話し終わってから頭を下げるのが大切です。
面接中のマナー
面接中にはオンラインならではのマナーがあります。面接官に対し失礼のないように、きちんと頭に入れて面接に臨みましょう。
この章では、面接中に守るべきマナーを3つご紹介します。
カメラを見る／手元のメモを見ない
面接中は、画面ではなくカメラを見ます。画面を見ると目線が下がり、顔を伏せているように映るため、印象がよくありません。
また、予習したメモを手元に置いていても、話す際はメモを見ずにカメラを見て自分の言葉で話します。メモが画面に映っていなくても、読み上げると面接官にはわかります。しっかりとカメラをみて話すことを意識しましょう。
はっきりと話す／表情をつける
マイクを通すと声が聞こえづらいため、大きめの声ではっきりと話すことが重要です。話す速度を通常よりゆっくりすると、面接官が聞き取りやすくなり、印象がよくなります。私は普段から早口になりがちなので、オンライン面接を受ける際には意識してゆっくり話すように注意しています。
また、画面越しでは表情が見えにくいため、面接官は反応がわかりにくく不安になります。大きくうなづいたり意識的に口角を上げたりして、通常よりやや大きめに表情をつけると、面接官に伝わりやすく印象がよくなるでしょう。
メモアプリは使わない
面接中にメモを取る場合は、手元で紙に書きましょう。
パソコンやスマートフォンのメモアプリを使うのはおすすめしません。
パソコンのキーボードを叩く音は、自分で思っているより大きく面接官の耳に響きます。スマートフォンのメモアプリを操作すると、顔が下を向いてしまうため印象がよくありません。
また、メモアプリの画面を表示させると、ツールが隠れて面接官の顔が見えなくなります。メモアプリの操作中に誤って面接用ツールの接続を切ってしまうおそれもあります。
必ず手元にメモ用紙を用意して、手書きで書くのがよいでしょう。
面接終了時のマナー
面接の終了時にも、対面と違うマナーがあります。しっかりと把握して、慌てずに対応できるように準備しましょう。
この章では、面接が終わった際のマナーを解説します。
先に退室しない
面接が終わりお礼を述べたら、退室の指示があるまで待ちましょう。指示の前に、先に退室してはいけません。
お先にどうぞなどと退室を促されたら、「本日はありがとうございました。失礼いたします。」と挨拶をして、頭を下げてから退室します。
面接官が先に退室する場合もあるため、指示があるまで待つことが大切です。
ログアウトを確認する
退室したら、ツールの画面を閉じて、ログアウトされていることをしっかり確認しましょう。
ツールの仕様によって、まれに退室だけではログアウトされない場合もあります。画面が消えても面接官にこちらの声が聞こえている場合もあるため、ログアウトをしっかりと確認する必要があります。
ログアウトを確認できたら、面接は終了です。
よくあるトラブルと対処法
オンライン面接では、予期せぬトラブルが起こりがちです。突然のトラブルにも慌てず適切に対応すれば、面接官に良い印象を与えることも可能です。
この章では、3つのよくあるトラブルと対処法をご紹介します。しっかりと把握して万が一のときに慌てないよう備えましょう。
指定のURLにつながらない／途中で接続が切れた
指定された面接用ツールのURLにつながることを事前に確認しておいても、当日につながらないケースがあります。面接時間の直前につながらないと焦ってしまい、動揺したまま面接を受けることになります。面接開始までの時間に余裕をもってURLからツールへつなげておきましょう。
また、面接中に接続が切れてしまう場合もあります。焦らずまずは再度URLからツールへアクセスしましょう。再接続できない場合、すぐに担当者に連絡し、指示に従いましょう。落ち着いて対応することが大切です。
音が聞こえない・画面が消えた
音声や画面が消えてしまうのも、よくあるトラブルのひとつです。
面接官の声が聞こえないのにそのまま続けると、大切な話を聞き逃してしまいます。音が聞こえなくなったら、速やかに「申し訳ございません、お声が聞こえないためもう一度お話いただいてもよろしいでしょうか」と声をかけましょう。何度も続くようなら、「再起動してもよろしいでしょうか。」と許可を取り、通信環境を確認しつつ、PCを再起動してつなぎなおしましょう。
画面が消えた場合も同様です。音声がつながっていれば、「申し訳ございません、画面が消えてしまったため、再起動してもよろしいでしょうか」と声をかけます。音声も切れてしまっていれば、担当者に連絡して指示に従いましょう。
背景に映り込む・音が入る
背景に何かが映り込んだり音が入ったりするのも、オンラインならではのよくあるトラブルです。事前に注意していても、窓の外で突然大きな音がすることもあります。私は、飼っている犬が大きな声で吠えて、焦った経験があります。
自分が話している場合はいったん話を中断して謝罪し、映り込まなくなるあるいは音がやむまで待ちます。話を再開する際には、中断したことを再度謝罪しましょう。
面接官が話している場合は、話し終わってから謝罪します。大きな音のために面接官の声が聞き取れない場合は、話の途中でも声をかけるとよいでしょう。
まとめ
オンライン面接には、対面面接とは異なるマナーやトラブルがあります。
事前準備から面接終了まで、マナーをしっかりと守って面接を進めることにより、面接官によい印象を与えられます。起こりがちなトラブルを前もって把握しておけば、落ち着いて対応できるでしょう。
オンライン面接のマナーとトラブルの対処法をしっかりと頭に入れて、面接を成功させましょう。