「事務職への転職を考えているが、未経験だと難しいのでは……」といった不安が原因で、一歩が踏み出せていない人はいませんか？実は、事務職は未経験でも目指せる職種です。
今回は、未経験者にこそ事務職がおすすめな理由や、未経験から事務職を目指す際のポイントについて詳しく解説し、求められるスキル・資格も紹介します。ぜひ、転職活動の参考にしてください。
未経験でも事務職は目指せる？
結論からいうと、未経験者でも事務職を目指すことは可能です。
ひとくくりに「事務職」といっても、細かくはいくつかの種類に分けられます。
- 一般事務
- 総務事務
- 経理事務
- 営業事務
- 貿易事務
- 医療事務
- 学校事務
上記のなかでも未経験者が挑戦しやすいのは、一般事務です。
ほかの各事務職ではそれぞれの領域に特化した知識が必要とされますが、専門分野に特化していない一般事務であれば、基本的なパソコンスキルやこれまでの経験をもとに挑戦できます。
未経験にもやさしい一般事務の仕事内容は？
企業や業種によっても異なるものの、一般事務に共通して求められる役割は「周囲の社員や業務全体のサポート」です。そのためにどのようなことを実施しているのか、具体的な仕事内容を確認しておきましょう。
データ入力
一般事務職のメイン業務ともいえるのが、データ入力です。取り扱うデータはさまざまで、代表的なものには、売上やコスト、商品、営業、マーケティング、顧客データなどが挙げられます。
多くの場合、専用のフォーマットが用意されており、入力に難しいスキルや知識は要しないでしょう。ひとつのミスが大きなトラブルにつながりかねないことから、正確性が重視される業務です。
書類の作成・ファイリング
データ入力と並ぶ中心的な業務が、書類の作成とファイリングです。
企業を運営していくためには、日々多くの書類が必要になります。なかでも、議事録や会議資料、見積・請求書といった一般的な知識で作成可能なものは、一般事務に依頼されるケースが多いでしょう。
さらに、あとから確認しやすいように書類を整理してファイリングするのも重要な役割のひとつです。
書類は、いざというときのエビデンス（証拠・根拠、形跡）となる重要なものですので、必要なときにいつでも取り出せるよう、探しやすく、見やすいファイリングを心がけなければなりません。
電話・メール・来客対応
一般事務の仕事には、会社にかかってきた電話やメールを担当者に取り次いだり、来客に対応し、応接室や担当部署まで案内したりすることも含まれる場合も少なくありません。
受付だけでなく、会議やセミナー場のセッティング・後片付けも行うケースもあります。
未経験から事務職を目指す際に意識しておきたいこと
未経験から事務職を目指すことは可能ではあるものの、頭においておきたいポイントもあります。ここでしっかりと確認しておきましょう。
一般事務は競争率が高い
一般事務は未経験者でも目指しやすいとはいえ、その分、競争率が高い点には注意が必要です。厚生労働省が発表した職種別の有効求人倍率（※）をみても、一般事務「0.36倍」とほかの業種に比べて低いことがわかります。
※有効求人倍率とは、有効求人数を有効求職者数で割ったものをいいます。倍率が1より大きければ求職者よりも求人のほうが多く、1を下回ると求人よりも求職者のほうが多いことを意味します。
参考：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和6年2月分）について – 参考統計表」
採用されるためには、仕事に活かせるスキルを事前に習得したり、採用されやすい応募先を研究したりといった努力も必要でしょう。
「未経験可」の求人が多い業界が狙い目！
応募にあたっては、求人票に「未経験可」の記載が多い業界が狙い目です。
一例としては、以下の業界が挙げられます。
- IT・通信
- マスコミ
- 保険
- 金融
上記はいずれも生活に密接に関わる領域であることから、近年、求人が活況な傾向にあるといわれています。
紹介した業界以外であっても、企業や部署によっては未経験を歓迎する求人が出る場合もあります。希望の業界がある場合には定期的にチェックしてみるのがおすすめです。
基本的なスキルをアピールできるようにしておく
企業からすると、「未経験可とはいえ、できる限り求める要素や能力は兼ね備えた人物を採用したい」というのが本音でしょう。そのため、基本的なスキルを事前に身につけておくこと、加えてその事実を証明できるようにしておくことは非常に重要です。
知識やスキルの習得を証明するために有効な手段といえば、資格の取得です。やる気のアピールにもつながるため、積極的な取得が推奨されます。
事務職を未経験から目指すのに必要な3大要素
事務職には種類があるものの、ほとんどの事務職に共通して求められる要素があります。以下の3点を備えているか、今一度振り返ってみてください。
①パソコンスキル
書類の作成やメールの送受信など、事務職ではパソコンを扱うシーンが多いのが特徴です。そのため、基本的なパソコンスキルは必要不可欠な要素だといえます。
事務職が身につけておくべきパソコンスキルとは、WordやExcelといったMicrosoft Officeソフトを不自由なく使える能力です。PowerPointまで使えれば、なおよいとされるでしょう。さらに、メールソフトやフォルダの取り扱いといったスキルもおさえておきたいところです。
どのくらいのレベルを目指せばよいのかは基本的なPCスキルについての記事で解説しています。
②ビジネスマナー
先に紹介したとおり、事務職の仕事には電話やメール、来客の対応が含まれているため、一般的なビジネスマナーの習得も欠かせない要素です。
特に事務職は会社の顔となる窓口対応に当たる機会が多いため、適切な言葉づかいや身だしなみといった最低限のマナーは習得しておく必要があります。
ただし、転職の場合にはこれまでの社会人経験のなかですでに身についていることも多いため、あまり心配する必要はないかもしれません。
③コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は、円滑に業務を進めるために必要とされる能力のひとつです。事務職は社内外のさまざまな人と関わる機会が多いことから、採用の際にはコミュニケーション能力の有無を重視する企業も少なくないといわれています。
社内のサポート役として活躍するためには、円滑なコミュニケーション能力や細やかな気配り力は欠かせない要素です。
未経験での事務職転職に役立つ資格3選
多くの事務職では、必ずしも資格が必要とされるわけではありません。しかし、スキルの習得や学習意欲をわかりやすく証明できるため、取っておいて損はしないものです。
ここでは、未経験から事務職に転職する際に役立つ資格を3つ紹介します。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、Microsoft Office社が実施する国際検定です。WordやExcelなどのOfficeソフトに関する知識や操作スキルを客観的に証明します。
実際の業務場面を想定した出題形式となっており、業界や規模を問わず多くの企業で評価されていることから、一般的な事務業務の予習にも活用できる資格だといえます。
簿記（日商簿記検定）
簿記とは、金銭の流れや取引状況をルールに基づいて記録する仕組みのことです。経理や会計のルールを学び、理解している証明となる簿記資格はさまざまな主催によるものが存在していますが、なかでももっとも知名度が高いのは日商簿記検定でしょう。
実務経験がなくても知識は習得している証になります。
まずは基礎的な内容で構成される3級を目指すとよいでしょう。経理事務を目指すなら2級以上の取得が理想的です。
秘書検定
秘書検定は、その名のとおり、秘書に必要な知識や技能の習得を判定する資格です。「事務職に秘書検定？」と思う人もいるかもしれませんが、振る舞いや言葉づかい、しぐさといった社会人としての一般常識・マナーが学べる資格でもあります。
秘書検定に合格している人であれば、企業も来客対応を安心して任せられるでしょう。合格率も高く、比較的取得しやすい点も魅力的です。
事務職に向いているのはこんな人！
最後に、事務職に向いている人の特徴を紹介します。当てはまる人は、ぜひ自信を持って事務職に挑戦してみてください。
ルーティンワークが苦ではない人
事務職は、定型業務の多い仕事です。毎日決まった業務の繰り返しが多いため、人によっては物足りなさを感じることもあるでしょう。
地道にコツコツと作業を進めることが得意な人に向いています。
人の気持ちや意図を汲み取れる人
事務職の主な役割は「周囲の社員をサポートすること」ですので、ほとんどの業務はほかの社員からの依頼によって生ずることとなります。
当然、依頼の受ける際には依頼者の意図を正確に汲み取る力が求められますし、よりよい仕事を提供するためには、「どうすればより周囲が助かるか」と人の気持ちや目線に立って予測する力が必要です。
幅広い業務に対応できる人
事務職には、パソコン作業から来客対応まで幅広い業務が含まれます。担当部署や業務内容によっては、より高度な知識やスキルが必要な業務にも対応するケースもあるでしょう。
たとえ未経験であっても、新たな任務に楽しんで取り組める人は習得も早い傾向にあります。何事にも前向きに取り組む姿勢が、自らの幅を広げるのです。
まとめ：転職サイトを活用して未経験から事務職への転職を成功させよう
事務職への転職は、未経験からでもチャレンジが可能です。ただし、希望者が多く厳しい戦いとなるため、転職活動には工夫が必要でしょう。
求められるスキルや資格を取得しつつ、同時並行で「未経験可」の求人を探すのがおすすめです。上手に転職サイトを活用し、効率的な転職活動を実現しましょう。