転職活動をしていると、企業から内定が出ているのに書面で通知されずに不安に感じる方もいるのではないでしょうか。企業が採用を決めた際に、応募者に対して内定を通知する書面を内定通知書といいます。
この記事では、内定通知書の概要と法的効力、労働通知書との違いを解説します。最後まで読んでいただければ受け取ったらやるべきことがわかり、入社準備をスムーズに進めるのに役立つでしょう。
内定通知書とは？
内定とは、企業が採用することを決定しており、企業と応募者が入社に同意している状態のことをいいます。内定通知書は、企業が応募者に内定していることを知らせる書類です。
内定通知書は法律で発行が義務づけられている書類ではありません。しかし、書面で通知を受け取ることにより、安心して入社準備を進められます。
この章では、内定通知書の概要を詳しく解説します。
内定通知書の主な項目
内定通知書に記載される内容は法律による取り決めがないため、企業により異なります。内定通知書に記載されるのは、主に以下のような項目があります。
- 日付
- 企業名・代表者名
- 応募のお礼
- 内定の通知
- 入社予定日
- 勤務地
- 内定通知書に同封される書類
- 入社までに提出する書類
- 採用担当の氏名や連絡先
- 内定取り消し事由
など
内定通知書が届いたら、記載されている項目を必ず確認しましょう。仮に不明な点があった場合、入社前に企業に確認して明確にしておくことが大切です。内定通知書の記載内容をしっかり確認しておくことにより、入社後のミスマッチを避けるのに役立ちます。
内定通知書はいつ来る？
内定通知書の発行は義務ではないため、送られてくる時期に決まりはありません。そのため、いつ来るかは企業によって異なります。
しかし、内定通知書の発行があまりに遅くなると、内定者が他の企業へ入社を決めてしまう可能性もあります。そのため、採用が決定したらすぐに発行する企業が多いです。
内定通知書のもらい方
内定通知書の送付方法には決まりがなく、企業によって異なります。最近ではメールに内定通知書を添付して送る企業が増えてきました。
ただし、メールでは見落としてしまう可能性もあるため、郵便で受け取るのが確実です。普通郵便では万が一届かなかった場合に配達状況を確認できないため、書留や簡易書留、ゆうパックなど配達の記録が残る形式で郵送されるパターンもあります。
内定通知書が来ない理由と対処法
内定が出ているのに内定通知書が来ない場合、主に以下のような理由が考えられます。
- そもそも内定通知書を発行していない
- 採用活動に忙しく送付できていない
- 企業のミスで届いていない
内定通知書の発行は義務ではないため、電話やメールで内定したと通知するだけで、書面を発行しない企業も少なくありません。
また、人事が忙しくて手が回らず、送付できていない場合もあります。人事は採用活動をしている間は多忙であり、内定通知書の送付が後回しになってしまうこともあるためです。
ただし、企業がすでに発送しているのに内定者に届いていない可能性もあるため、注意しなければなりません。送付先の住所を間違えていたり、送ったつもりが送れていなかったりなど、企業のミスで届いていないこともあります。内定が出てから一定期間待っても内定通知書が来ないようなら、企業に問い合わせるのがよいでしょう。
問い合わせる場合は、失礼にあたらないように注意が必要です。内定のお礼を伝え、内定通知書の発送状況を確認してみましょう。送っているのに届いていない可能性も考えて、「もし行き違いでしたら、大変失礼いたします。内定通知書が届くのはいつごろになるか確認させていただいてもよろしいでしょうか」のように、伝え方に気を遣うことが大切です。
内定通知書には内定承諾書が同封されるケースもあります。内定承諾書の返送が必要な場合、送付が遅れると入社の意思がないとみなされてしまう恐れもあります。ミスや行き違いで内定取り消しになるのを避けるためにも、内定通知書が発行されているのか確認することをおすすめします。
内定通知書と労働条件通知書の違い
内定通知書と間違えやすい書類に「労働条件通知書」があります。似ていますが、ふたつの書類は全く異なる書類です。
労働条件通知書は、労働条件を明示するための書類であり、発行が法律で義務づけられています。内定通知書と違い、企業は労働条件通知書を必ず発行しなければなりません。労働条件通知書には、労働期間や就業場所、賃金など、法律で定められた労働条件が明記されています。
ほかにも、内定通知書と勘違いしやすい書類に「採用通知書」や「内定承諾書」があります。
採用通知書は企業が採用選考の結果を通知する書類です。採用通知書を発行する段階ではまだ応募者の承諾を得ていないため、内定は成立していません。
内定承諾書は、内定通知書を受け取った応募者が、入社に同意する意思表示をするために企業に送る書類のことです。
内定通知書の法的効力
前述のように、内定通知書の発行は法律で義務づけられておらず、発行するかしないかは企業によって対応が異なります。つまり、内定通知書自体には、法的効力はありません。
一方で、内定には法的効力があります。内定は、企業が応募者を採用することを決定し、応募者が入社に同意している状態です。採用においては、応募者が求人に応募することが申込にあたり、企業が採用を通知することで雇用契約が成立したとみなされます。つまり、内定は雇用契約が成立している状態であるため、法的効果が認められます。そのため、企業は一方的に内定を取り消すことはできません。
内定通知書を受け取ったらすること
内定通知書を受け取ったあとにするべきことは以下の3つです。
- 内定通知書の内容を確認する
- お礼のメールや電話をして内定承諾書を送る
- 現職の退職手続きを始める
以下に詳しく解説します。
内定通知書の内容を確認する
内定通知書を受け取ったらすぐに、記載された内容を確認します。内定通知書には、入社予定日や勤務地、提出する書類など、入社するために重要な事項が記載されています。
うっかり失念して手続きができなかったり出社日を忘れたりしないように、内定通知書にはしっかりと目を通しましょう。
不明な点があれば、遠慮なく採用担当者に確認し、入社日までに明確にしておきましょう。
お礼のメールや電話をして内定承諾書を送る
内定通知書の内容を確認したら、採用担当者にお礼を伝えます。伝える方法はメールや電話が一般的です。
内定のお礼は、できる限り早くしましょう。内定承諾書が同封されている場合、企業側は、内定承諾書の返送をもって入社を承諾した意思表示だと考えます。返送が遅いと、内定を辞退するのでは？と企業が不信感を持つこともあります。
また、企業への連絡が遅くなると、内定通知書を見ているだろうか？と企業が不安を感じるかもしれません。連絡が遅い人という良くない印象を与えてしまう可能性もあります。内定が出ているから大丈夫だろうと安心せず、入社までしっかりと対応することが大切です。
現職の退職手続きを始める
在職中の場合、内定承諾書を返送したら、速やかに退職手続きを始めましょう。
法律では退職を伝えてから2週間で退職できると定められています。しかし、通常は退職を伝えてから退職まで1ヶ月から2ヶ月後かかるのが一般的です。入社日が遅れてしまうことのないように、内定通知書を受け取ったら早めに退職手続きを始める必要があります。
内定通知書を受け取ったあとのポイント
内定通知書を受け取ったあとに気をつけるべきポイントは以下のとおりです。
- 返事を待ってもらえる場合もある
- 入社日の変更は早めに連絡する
- 辞退の意思はできる限り早く連絡する
- 内定通知書は入社まで保管する
ここからは、項目ごとに詳しくみていきましょう。
返事を待ってもらえる場合もある
複数の企業の選考結果を待ってるなど、すぐに内定承諾の返事をするのが難しい場合は、返事を待ってもらえるか企業に確認してみましょう。企業によっては、待ってもらえる場合もあります。
企業に何も言わないまま返事を遅らせていると、辞退とみなされて内定取り消しになる可能性もあります。すぐに返事できない場合は、速やかに連絡することが大切です。
入社日の変更は早めに連絡する
在職中の場合、現職の退職日や引き継ぎなどの都合により、入社日を変更しなければならないことも少なくありません。もし入社日を変更しなければならないときは、できる限り早く企業に連絡しましょう。
企業側は、入社日に向けて受け入れの準備を進めています。指定した入社日に出勤する前提で、業務のスケジュールを組んでいる場合もあります。直前になって入社日が変更になると、企業に迷惑をかけてしまう可能性もあるため、早めに連絡することが大切です。
辞退の意思はできる限り早く連絡する
せっかく内定をもらっても、やむを得ず辞退することもあるでしょう。もし辞退したい場合は、できる限り早く企業に連絡します。
内定を辞退することにより、企業は採用活動を再開しなければなりません。できる限り迷惑をかけないためにも、速やかに辞退の意思を伝えましょう。
内定通知書は入社まで保管する
内定通知書は、企業が内定を通知している重要な書類です。内定通知書自体に法的効力はありませんが、企業が内定を出した証明となる書類ですので、入社日まで大切に保管しましょう。
また、内定通知書には、入社日や入社手続きに関する事項など、入社に必要な事項が記載されています。入社に向けた準備や手続きを確実にするためにも、内定通知書は入社まで保管して、確認しながら準備を進めましょう。
内定通知書の内容を把握してスムーズに入社準備をしよう
内定通知書は、企業が応募者に対し、内定したことを書面で通知するものです。内定通知書は企業に発行の義務がなく、内定通知書自体に法的効力はありません。そのため、発行しない企業もあります。しかし、企業の内定の意思を証明し、入社までの手続きや必要事項を確認できる重要な書類ですので、発行してもらえれば安心して入社できるでしょう。
内定通知書は、採用が決まったらすぐに送られてくるのが一般的です。内定通知書を受け取ったら、採用担当者にお礼の連絡をし、内定承諾書が同封されている場合はすぐに返送しましょう。記載された事項をしっかり確認して、不明点は放置せずに企業に問い合わせることにより、入社後のミスマッチを減らすことも可能です。
内定通知書を受け取ったら、入社手続きと並行して、退職の準備も始めましょう。退職手続きや引き継ぎなどで万が一入社日を変更する場合は、できる限り早く企業に連絡する必要があります。また、やむを得ず内定を辞退する場合も、わかり次第速やかに連絡することが大切です。
内定通知書は、入社まで大切に保管し、するべきことを速やかに進めなければなりません。記載されている内容をしっかり理解できれば、入社へ向けてスムーズに転職の手続きを進められるでしょう。