新型コロナウイルス感染拡大の影響は広範に渡っていますが、これを機にリモートワークが進んだ職場も多いはず。
しかし一般の職場ではIT環境やリテラシーも人によってバラバラで戸惑うことも多いですよね。
今回は「ITリテラシーがバラバラの職場でSlackを導入したらどうなったか」という筆者の実体験をもとに、つまづきやすいポイントをまとめました！
皆さんの職場でのSlack導入の参考にしてくださいね。
＜この記事を書いたライターを紹介＞
おぐら まみ
北海道出身工学部卒、愛知県在住の「専門外の人にもわかりやすく伝える」フリーライター。地域やテクノロジー、ビジネスが中心。コワーキングスペースのスタッフとして創業や情報発信の支援も行う。
はじめに
今回Slackが導入されたのは豊橋サイエンスコア１Fにある創業支援施設「Startup Garage」の運営メンバー。
曜日ごとに個別相談を担当するスタッフが異なり、私もそのうちのひとりです。
それまでは別のグループウェアを使って情報共有を行っていましたが、年度切り替えのタイミングでSlackへ移行を…と検討していた中で新型コロナ問題が起こりました。
私はもともとゴリゴリのリモートワーカーのためSlackを良く使っていましたが、ちょっと使ったことがあるというメンバーもいれば全く未経験のメンバーも。
そんなメンバーにSlackを導入したら一体どうなったのでしょうか？
用語がよくわからない
Slack慣れしていると当たり前のワードも、初体験の方にとっては混乱のもと…「チャンネル内での発言にはメンションを付けて、返信はスレッドにしてください！」なんて指示をされても、用語がわからなければストレスでしかありません。
以下、Slackを導入する際にメンバーへ説明したい用語をまとめました。
①ワークスペース
組織や団体ごとに「ワークスペース」を作成し、メンバーを招待することからSlackは始まります。プロジェクトごとのメンバー分けなどは次に説明する「チャンネル」から行えるので、基本的にワークスペースは１つ作れば十分です。
②チャンネル
「#〇〇〇」という表示で分けられた小部屋をチャンネルと呼びます。ワークスペースをつくると、最初から #general #random というワークスペースにメンバー全員が入った状態でスタートします。特定の人物しか関わらないプロジェクトなどは招待したメンバーにしか見えないプライベートチャンネルを使うとよいでしょう。
③メンション
Slackへの書き込みは「@〇〇〇」という書き方で「誰宛のメッセージなのか」を明記します。個別のメンションはもちろんですが、@channel と書けばチャンネルのメンバー全員へ @here であれば現在オンライン中のメンバーへ、といったSlackの特徴的な宛先も設定ができます。
④リアクション
チームで情報共有を行うにあたり、逐一「わかりました」といった書き込みをしていると煩雑になっていきます。Slackにあるリアクション機能はLINEのスタンプのような感覚でメッセージへ絵文字でリアクションを行うことができます。Slackでは既読かどうかの確認ができないため、何かしらのリアクションを行うことを既読の合図とする使い方もあります。
⑤スレッド
LINEやFacebookメッセンジャーのような感覚でどんどん書き込んでいくと、情報が流れて行ったり辿りづらくなってしまいます。Slackではチャンネル内に書き込まれたメッセージごとにスレッドをつくり、返信を重ねていくことができます。
使いやすくなるポイント
もしあなたの職場でSlackの導入が始まった時、メンバーが困らないようにできることは、用語の解説だけではありません。
①初期チャンネルの名前を変えよう
まずワークスペースに入って #general と #random ってなに？と戸惑うことが少なくありません。筆者のオススメは他のメンバーをワークスペースへ入れる前に #general→#announce と #random→#chat に名称変更して前者は全体へのアナウンス用、後者は雑談用であることをわかりやすくすることです。ちなみに、チャンネル名は日本語でも設定可能です。
②通知設定をしっかりしよう
Slackはメールと異なり、自分宛でないメッセージもチームで随時確認できるのがメリットの一つです。しかし、自分に関係のない情報もいちいち通知が来ると嫌になってしまいますよね。Slackではチャンネルごとに通知を自分の状況に併せて設定することができます。
まとめ
他にも細かいTipsのたくさんあるSlackですが、まずは「最初の一歩でつまづかない」ことに注力した方が良いでしょう。使いづらいなと感じてしまうと、いつの間にか旧来の連絡手段に逆戻り…というケースも珍しくありません。慣れれば色々な工夫や連携でどんどん便利になるツールです。ぜひ皆さんも素敵なSlackライフを楽しんでくださいね！