面接辞退の連絡方法とマナーとは？メールや電話で連絡するときのポイントも解説

面接を辞退する際、連絡方法やマナーには気をつけたいですよね。基本的には、メールや電話を活用して連絡します。その際には、相手に失礼がないよう辞退する旨を伝えるのが大切です。

この記事では、面接辞退の連絡方法やマナーを解説します。また、メールや電話で連絡する際のポイントを例文を交えてわかりやすく紹介しています。ぜひご覧ください。

面接辞退の連絡方法

面接辞退の連絡は「メール」と「電話」の2通りの方法があります。状況によっておすすめの連絡方法が異なるため、使い分けるのが大切です。それぞれ詳しく解説します。

基本的にはメールで良い

面接辞退の連絡は、基本的にはメールで行うのがおすすめです。メールは、時間に縛られず、相手が好きなタイミングで確認できます。また、やり取りが文章として残るため、後から見返すことも可能です。例文としては以下のような内容を参考にすると良いでしょう。

上記の例文のように簡潔かつ丁寧な表現を心がけることが重要です。

直前の場合は電話で連絡する

面接直前に辞退を決めた場合、電話での連絡が適切です。電話なら相手に迅速に伝えられるためです。また、急な変更にも柔軟に対応してもらいやすくなります。ただし、伝え方には注意が必要です。緊張する場面でも落ち着いた口調でしっかり伝えましょう。

電話の際には、次のような例を参考にしてください。

短い時間でも誠実に伝える姿勢が信頼につながります。

面接の辞退理由

面接を辞退する理由は主に3つあります。

• 一身上の都合のため
• すでに内定をもらったため
• 体調を崩したため

それぞれ詳しく解説します。

一身上の都合のため

面接を辞退する理由が個人的な都合の場合、詳細を述べる必要はありません。シンプルで丁寧な表現を心がけるのがポイントです。たとえば、「このたび一身上の都合により、貴社の面接を辞退させていただきたいです」といった書き方が適しています。文末に「このたびはお手数をおかけし申し訳ございません」と添えることで、誠実さを伝えられるでしょう。

すでに内定をもらったため

他社からすでに内定を得た場合、正直にその事実を伝えるのが一般的です。この際「他社にて内定をいただいたため、誠に恐縮ですが、面接を辞退させていただきたいです」と述べるとよいでしょう。

また、内定を辞退する企業に対して感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。選考の機会を得たことに対する感謝を示すことで、辞退後も良好な関係を保てます。

体調を崩したため

体調不良で面接を辞退する場合、無理をして参加せず、辞退しましょう。その際は「体調を崩してしまい、やむを得ず面接を辞退させていただきます」などと伝えるのが適切です。さらに、相手の予定に支障をきたしたことへの謝罪を忘れないようにします。

メールの場合は「ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません」と加えると相手に良い印象を持ってもらえます。体調が回復でき次第、改めて面接をしてもらえないかも確認しておきましょう。

面接を辞退するときのマナー

面接を辞退する際には、相手に失礼にならないよう注意が必要です。

• 出来るだけ早くキャンセルの連絡をする
• 無断欠席は絶対にしない
• 営業時間内に連絡する

それぞれ解説します。

出来るだけ早くキャンセルの連絡をする

面接辞退の連絡は早めに行いましょう。連絡が遅れると、企業に迷惑がかかる可能性があります。例えば、採用担当者のスケジュール調整が困難になったり、他の応募者に影響を及ぼします。そのため、面接の日程が決まり次第、早急に検討を進め、辞退を決めたらすぐに連絡するのが理想です。また、連絡をする際には丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。簡潔に伝えつつ、感謝の気持ちを添えると好印象です。

無断欠席は絶対にしない

無断欠席は企業との信頼関係を壊してしまうため避けましょう。無断で欠席すると、採用担当者に悪い印象を与えるだけでなく、今後の転職活動にも影響する恐れがあります。そのようなトラブルを避けるためにも、事前連絡が大切です。電話で直接の連絡が難しい場合には、メールや留守番電話を利用しましょう。

営業時間内に連絡する

営業時間内で、できるだけ忙しくない時間帯に連絡しましょう。採用担当者は忙しいため、適切なタイミングで連絡を入れるのが重要です。午前中は忙しい場合が多いため、昼休み直後など、比較的時間に余裕があると考えられる時間帯を選ぶのが良いでしょう。

電話での連絡を予定している場合、忙しい時間帯を避ける配慮が必要です。事前に連絡先の確認をしておくとスムーズです。部署毎に電話番号が違う場合もあるため、確実に担当者に届くよう、正確な連絡先に連絡しましょう。

メールで連絡する場合のポイント

メールは簡潔かつ明確に伝えるのが基本です。ひと目でわかる適切な件名をつけ、必要な情報を分かりやすく記載すると、相手の手間を減らせます。具体的なポイントについて以下で解説します。

件名に用件と名前を入力する

相手がメールを見た瞬間に内容を把握しやすくするために、用件と名前を入力します。
例えば「〇〇の面接辞退のご連絡」と記載すれば、採用担当者が一目で内容を理解できます。メールを確認する際に余計な時間をかけさせないためにも、簡潔な件名が大切です。
また、名前も記載することで誰からのメールかをすぐに分かります。

メールは簡潔な内容

メールの本文は簡潔にまとめて相手の負担を減らしましょう。例えば「面接辞退の理由」や「お詫びの言葉」を端的に伝えると、相手にとって分かりやすい内容になります。長々と説明をするとかえって相手に負担をかける恐れがあるので、適切な言葉を選んで簡潔にまとめましょう。最後に感謝の言葉を添えると、礼儀正しい印象を残せます。

電話で連絡する場合のポイント

電話で面接辞退を伝える際は、企業の状況に配慮し、適切な方法で連絡を取るのが大切です。具体的には、以下の3点がポイントになります。

• 時間帯に配慮する
• 辞退理由は簡潔に伝える
• 担当者がいない場合はかけ直す

詳しく解説します。

時間帯に配慮する

電話をかける際には、企業の業務が落ち着いている時間を選ぶのが大切です。一般的に、午前中は会議や作業が多いため、昼休み直後や午後の早い時間帯が適しています。具体的な時間が分からない場合は、営業時間を確認して営業時間内に電話するようにしましょう。

辞退理由は簡潔に伝える

電話で辞退の理由を伝える際には、余計な説明を省き、端的に伝えるのが望ましいです。「他の機会を検討することにしました」「家庭の事情で難しくなりました」など、簡潔に伝えましょう。長々と説明すると、かえって混乱を招く可能性があります。連絡の最後には「この度は貴重なお時間を頂きありがとうございました」といった感謝の言葉を添えると、印象が良いです。

担当者がいない場合はかけ直す

電話をかけた際に担当者が不在である場面も考えられます。その場合は、電話を受けた相手に「面接を辞退したい旨を担当者に連絡したい」と伝えましょう。その際、名前や連絡先、面接の日時を簡潔に伝え、担当者に折り返しをお願いするか、自分が再度かけ直す旨を伝えます。具体的な折り返しの時間や都合を確認できると、その後の連絡がスムーズです。

面接辞退に関するよくある質問

面接を辞退する際は「転職エージェント経由の面接辞退はどうしたらいいのか」「メールを送ったが返信がない」など不安になる場面もあるでしょう。そのような面接辞退に関する不安を事前に解消しておきましょう。

転職エージェントを通した面接は辞退できる？

転職エージェントを通じた面接の場合、直接企業に連絡を入れるのではなく、エージェントを通じて辞退の意思を伝えます。エージェントが企業との間を取り持つため、トラブルのリスクを軽減できます。また、エージェントに相談することで、辞退理由の伝え方についてもアドバイスを受けられるでしょう。

メールを送ったが返信がない場合はどうしたらいい？

面接辞退をメールで連絡した際、企業からの返信がない可能性もあります。その場合は、メールが届いていない可能性を考慮し、電話で確認するのが適切です。「先日メールで面接辞退のご連絡を差し上げましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と尋ねることで、スムーズに意思を伝えられます。

面接はマナーを守って辞退しましょう

面接辞退の連絡は「メール」と「電話」があり、状況に応じて使い分けましょう。基本的にはメールが良いですが、直前に辞退する場合は電話が適切です。

メールでは簡潔に伝え、件名に用件と名前を記載するのがポイントです。例文として「面接辞退のご連絡｜名前」とし、謝罪と感謝を伝えます。電話の場合、担当者が不在なら名前、日時、辞退の理由を伝え、再度の連絡や折り返しを依頼します。

辞退理由は「一身上の都合」「他社からの内定」「体調不良」など簡潔に伝えるのが大切です。面接辞退の連絡をする際には、マナーを守って行いましょう。