企業から内定をもらったけれど、さまざまな事情により辞退しなければならない場合もあるでしょう。しかし、内定後に辞退できるのか、どのように辞退することを伝えればよいのか、わからない方も多いのではないでしょうか。とくに内定承諾書を提出した後の辞退は不安が大きいものです。
そこでこの記事では、転職の内定は辞退できるのかを解説します。辞退する際のマナーと注意点、内定辞退を伝える例文を併せて解説します。なるべく円満に辞退できるよう理解を深めましょう。
転職の内定は辞退できる？
転職の内定は辞退できます。「内定通知を受け取った時点で労働契約が成立する」という考え方や判例が存在しますが、内定が辞退できないというわけではありません。
民法627条1項には労働契約の解約が認められており、内定辞退（労働契約の解約）を申し入れてから2週間が経過すると、内定辞退（労働契約の解消）が成立します。
内定辞退はいつまでに連絡する？
内定辞退の連絡は、できる限り早くしましょう。内定通知が出てから1週間以内に連絡するのが基本です。ただし、辞退の意思が固まっているなら、1週間を待たずに1日でも早く連絡しましょう。
企業側は内定を出したことで採用活動をストップしている可能性があり、最終選考に残っていた他の応募者に不採用の通知をしているかもしれません。そのため、内定辞退によって採用活動の再開や、人員配置の変更などをしなければならないことになり、企業側にも負担がかかります。
いかなる理由であれ内定を辞退するのであれば、できる限り早く連絡しましょう。
内定辞退の連絡はメールでもよい？
できるかぎり電話で内定辞退の連絡をしましょう。ただし、採用担当者の都合が合わず電話で話せない場合は、メールでもかまいません。企業へ出向く必要はありませんが、誠意を示すためにも電話で事情を説明することをおすすめします。
内定辞退を伝える例文【電話・メール】
内定辞退を伝える際に活用できる例文を紹介します。電話とメールで使える例文を紹介しますので、どのように伝えればいいのかわからないという方は、ぜひ参考にしてくださいね。
電話で伝えるときの例文
電話で伝えるときの例文を紹介します。
お世話になります。内定の通知をいただきました〇〇（氏名）と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（担当者にかわる）
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、慎重に検討させていただいた結果、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
（そうですか、差し支えなければ理由をお聞かせいただけますか？）
転職活動を進めながら今後の自分のキャリアをじっくりと考えていましたが、御社の方向性と自分の希望する将来の目標が異なる印象を受けました。
（そうでしたか、残念です）
ご理解いただきありがとうございます。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となり誠に申し訳ありません。 この度は△△様をはじめ皆様に大変お世話になりました。ありがとうございました。
それでは、失礼いたします。
電話は相手との会話になるため、事前に準備した例文どおりに話が進まない場合もあります。臨機応変に対応することがポイントです。
メールで伝えるときの例文
電話をかけて内定辞退を連絡しようとしたものの、担当者が不在などで都合が合わず話せなかった場合は、メールで内定辞退を伝えましょう。
件名：内定辞退のご連絡／〇〇 〇〇（氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部
△△様
大変お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました、〇〇です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいご連絡をいただきながら、大変恐縮なのですが、
慎重に検討した結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
履歴書のご確認や面接など、内定までにたくさんのお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
面接をご担当いただいた△△様をはじめ、採用でお世話になった皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇 〇〇（署名）
メールでは、始めに、事前に電話で連絡したことを伝えましょう。そのうえで、内定を辞退すると明確に伝えることが重要です。
内定辞退のマナー
内定を辞退する際は、以下のマナーを守って誠実に対応しましょう。
- 内定辞退は必ず連絡する
- 理由は簡潔にわかりやすく説明する
- 内定先の営業時間内に連絡する
項目ごとに詳しく解説します。
内定辞退は必ず連絡する
内定辞退は必ず連絡しましょう。連絡せずに入社日に出社しないのはNGです。
内定辞退の連絡は気が引けるかもしれませんが、企業側は入社に備えて人員配置や備品の購入なども進めています。採用活動には費用もかかっているため、無断での内定辞退は企業に損害を与えます。著しく信義を欠いていると判断されれば、損害賠償責任を負う可能性もあります。
内定を辞退すると決めたら、必ず誠意を込めて連絡しましょう。
理由は簡潔にわかりやすく説明する
内定を辞退する際、理由を具体的に説明する必要はありません。企業からも詳細を尋ねられるケースは稀です。
辞退の理由を伝えるなら、「検討の結果」程度でかまいません。他社から内定が出ていると伝える場合でも、社名は避けましょう。
よくある内定辞退の理由には、以下のような理由が挙げられます。
- 他社の内定を受けることにした
- 現職から慰留され退職を断念した
- 家族の理解が得られなかった
- 希望の業種・職種で内定が出た
- 自分のキャリアプランに合う企業を選んだ
「他社が第1希望だった」「他社のほうが条件がよかった」などは心証を損ねる恐れがあるため、辞退理由として伝えるのに向いていません。
内定先の営業時間内に連絡する
内定辞退の連絡は営業時間内にするのが基本です。担当者の都合のよさそうな時間帯を選んで電話をかけましょう。朝の勤務時間が始まった後、昼休憩のすぐ後、夕方の勤務時間が終わる前などは、比較的連絡をとりやすいかもしれません。明らかに業務が立て込んでいると思われる時間帯は避けるのが無難です。
内定辞退の注意点
内定を辞退する際に押さえておくべき注意点は以下のとおりです。
- 電話するときはメモを用意する
- 始めにお礼を伝える
- 辞退の意志をはっきりと伝える
- 迷っているときは回答期限を延長してもらう
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
電話するときはメモを用意する
電話をかけるときはメモを用意しましょう。内定辞退する際に、注意事項などを伝えられる場合もあります。会話のなかで想定外の質問や連絡事項があっても慌てないように、メモをとっておくことをおすすめします。
始めにお礼を伝える
電話をかけたら、始めに、内定についてお礼を伝えましょう。採用活動を進めるにあたり、時間をかけて選んでもらえたことに感謝を述べることで、印象をやわらげることができます。
辞退の意志をはっきりと伝える
内定辞退は言いづらいため、どうしても言葉を濁してしまいがちです。しかし、はっきりと伝えなければ、担当者に理解してもらえない可能性もあります。
辞退の意思は明確に伝えることが重要です。
迷っているときは回答期限を延長してもらう
他社からも内定が出ているなど、辞退しようか迷っている場合は、回答期限を延長してもらう方法もあります。
ただし、いつまでも延長してもらえる訳ではありません。内定通知を受け取ってから長くても1週間程度が目安です。早めに決心がついた場合は、1週間待たずに連絡することも大切です。
内定承諾書の提出後でも辞退できる？
内定承諾書自体には、内定辞退を拒否する法的拘束力はありません。つまり、内定承諾書を提出していても、民法627条による労働契約の解約を申し出ることが可能です。「内定承諾書があるから内定を辞退できません」という企業側の主張は、基本的に通らないと考えてかまいません。
なお、企業から内定辞退に対して執拗な引き留めがあるなど、転職活動の継続に差し障りがでている場合は、奥の手として「退職代行サービス」の利用を検討するのもひとつの方法です。本来は退職時に利用するサービスですが、内定辞退にも利用できる場合があります。
退職代行サービスについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
TASUKI「退職代行の利用は転職に不利になる？ 影響を及ぼさない方法も伝授！」
内定辞退は誠実に対応しよう
内定辞退の連絡は気が重く、伝えづらいものです。しかし、辞退すると決心したら、できる限り早く連絡することをおすすめします。内定辞退は応募者側の自己都合によるものです。辞退することで、企業には少なからず負担をかけてしまうことは避けられません。
企業の都合もよく理解したうえで、自分本位な辞退とならないよう誠実に対応することが大切です。