5月14日の政府発表により、39県における緊急事態宣言が解除されることが発表されました。現時点では東京と神奈川、千葉、埼玉、大阪、京都、兵庫、北海道は引き続き緊急事態宣言の対象地域で、外出自粛が要請されていますが、段階的に経済活動を再開していく方針が示されました。
在宅勤務や出張の制限によって今まで「当たり前」と思われていた業務フローを大きく変える必要に迫られ、戸惑われた方も多いのではないでしょうか。しかしこれはテレワークに有用なITサービスを取り入れる大きなチャンスであるとも言えます。
今回は「新型コロナウイルス感染拡大の心配が無くなっても取り入れたい」ITサービスについてご紹介します。
＜この記事を書いたライターを紹介＞
おぐら まみ
北海道出身工学部卒、愛知県在住の「専門外の人にもわかりやすく伝える」フリーライター。地域やテクノロジー、ビジネスが中心。コワーキングスペースのスタッフとして創業や情報発信の支援も行う。
紙も印鑑も使わずに契約ができる！
様々なビジネスの場面で必要になる「契約書」。書類を用意して、双方で署名捺印して、印紙を貼って、その後も管理して……と、なかなか手間のかかるバックオフィス業務です。客先に出向けない状況下のため、郵便で書類を送付して契約せざるを得なかったという方もいるのではないでしょうか。
そんな方におすすめしたいのが弁護士ドットコム株式会社が提供するWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」です。
クラウドサインとは？
これまで「紙と印鑑」で行ってきた契約作業をパソコンだけで完結できる、Web完結型クラウド契約サービスです。株式会社矢野経済研究所の調査によると、2019年7月の時点で８万社を超える企業で導入されています。契約したい相手のメールアドレスがわかれば、オンラインで契約書類の確認と締結ができちゃうんです。
捺印しなくて大丈夫なの…？
日本ではまだまだ「契約＝捺印が絶対に必要」という慣習が根付いていますが、実は法律上、署名だけでも捺印と同等の効力があります。2000年に交付された電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）をはじめ、電子契約に関する法的整備が進んでいます。
「デジタルデータは改ざんできてしまいそう」という印象もあるかもしれませんが、暗号技術を使って電子ファイルの作成者を証明し、保護する仕組みが確立されています。
しかし、海外では規制を緩めた後に再度の感染拡大が起きた事例もあり、引き続きテレワークの推進など新型コロナウイルス感染拡大防止のための働き方が推奨されています。その一方で「在宅勤務になったのに捺印のために出社せざるを得なかった」といった、これまでの慣習による弊害が今回の新型コロナウイルスの影響で社会問題化しました。
コストカットも可能な優れもの！
電子契約のメリットは郵送の手間がかからないといった業務の効率化だけではありません。従来の紙と印鑑を使った契約では収入印紙が必要となりますよね。しかし印紙税法では「印紙税の対象は課税文書」と定められており、電子データは課税文書にあたらないという判断がされています。よって電子契約を行う場合は収入印紙が不要！契約書の交付が多い企業では印紙代のコストカットも期待できます。
おわりに
「戦後最大の危機」と言われる新型コロナウイルスの感染拡大。緊急事態宣言が解除されても影響は続きますが、これを機に働き方改革が大きく進んでいくことが期待されます。
クラウドサインは今年の夏にAI技術を使った契約管理業務の自動化やブロックチェーン技術をもった企業との業務提携など、企業の生産性向上や経営課題の解決のために進化を続けています。
機能は一部制限されますが、無料版でのお試しも可能なので、ぜひ皆さんも一度「新しい契約のカタチ」を体験してみてください。
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